Neraca Lajur

Neraca lajur pada perusahaan dagang terdiri dari lajur : No, Nama Akun, Neraca Saldo, Penyesuaian, Neraca Saldo Setelah Disesuaikan, Laba-Rugi, dan Neraca.


Langkah-langkah penyusunan neraca lajur adalah sebagai berikut.
•Mengisi kolom neraca saldo berdasarkan saldo terakhir di akun-akun buku besar atau neraca saldo PD Kondang Jaya.
•Mengisi kolom penyesuaian berdasarkan jurnal penyesuaian, apabila nama akun yang harus disesuaikan belum ada di neraca saldo, buatlah akun-akun baru dan tuliskan di bawah akun-akun yang sudah ada.
•Mengisi kolom neraca saldo setelah disesuaikan adalah dengan membuat selisih antara neraca saldo dan jurnal penyesuaian, jika saldonya berlawanan (debet-kredit) atau menjumlahkan antara neraca saldo dan penyesuaian jika saldonya sama (debet-debet).
•Memindahkan jumlah saldo pada akun-akun di neraca saldo setelah disesuaikan ke kolom laba rugi untuk akun-akun nominal.
•Memindahkan jumlah saldo pada akun-akun di neraca saldo setelah disesuaikan ke kolom neraca untuk akun-akun riil.
•Menjumlahkan angka-angka pada kolom laba-rugi, kemudian menuliskan selisih antara debet (beban) dan kredit (pendapatan) di sisi jumlah yang lebih kecil, sehingga jumlah debet dan kredit menjadi seimbang.
•Jika jumlah debet lebih besar daripada jumlah kredit (pada kolom laba-rugi) selisihnya ditulis di kredit dengan nama rugi bersih, karena jumlah pendapatan lebih kecil daripada jumlah beban.
•Jika jumlah kredit lebih besar daripada jumlah debet (pada kolom laba-rugi) selisihnya ditulis didebit dengan nama laba bersih, karena jumlah pendapatan lebih besar daripada jumlah beban.
•Memindahkan laba bersih atau rugi bersih ke kolom neraca pada sisi yang berlawanan.
•Menjumlahkan kolom neraca sehingga jumlah debet dan kredit menjadi seimbang. Kemudian seluruh hasil penjumlahan yang ada di neraca lajur diberi tanda garis dua.

Pencatatan Buku Jurnal

Transaksi dicatat pertama kali yang disebut Buku Harian (Jurnal). Jurnal adalah suatu catatan kronologis dari transaksi entitas.

Sebagaimana di tunjukkan oleh nama-nma kolom, jurnal memberikan informasi berikut :

1. Tanggal, merupakan hal yang sangat penting karena memungkinkan kapan terjadinya transaksi
2. Nama perkiraan.
3. Kolom debet, menunjukkan jumlah yang didebet
4. Kolom kredit, menunjukkan jumlah yang dikredit.

Proses pencatatan mengikuti lima langkah berikut ini:

1. Mengidentifikasikan transaksi dari dokumen sumbernya, misalnya dari slip deposito bank, penerimaan penjualan dan cek.
2. Menentukan setiap perkiraan yang dipengaruhi oleh transaksi tersebut dan mengklasifikasikan berdasarkan jenisnya (aktiva, kewajiban atau modal).
3. Menetapkan apakah setiap perkiraan tersebut mengalami penambahan atau pengurangan yang disebabkan oleh transaksi itu.
4. Menetapkan apakah harus mendebet atau mengkredit perkiraan.
5. Memasukkan transaksi tersebut kedalam jurnal.

Berdasarkan kelima tahap tersebut, untuk menjurnal transaksi yang terjadi pada sebuah Perusahaan Pengangkutan, PT. Yudi Makmur, yaitu menginvestasikan Rp. 50.000.000,- tunai kedalam usaha adalah sebagai berikut :

Langkah 1.
Dokumen sumbernya adalah slip deposito bank dan cek milik Yudi Makmur sebesar Rp.50.000.000,- yang diambil dari rekening pribadinya di bank.

Langkah 2.
Perkiraan yang dipengaruhi oleh transaksi tersebut adalah Kas dan Modal Yudi Makmur. Kas adalah perkiraan aktiva dan modal Yudi Makmur adalah perkiraan modal pemilik.

Langkah 3.
Kedua perkiraan tersebut mengalami penambahan sebesar Rp.50.000.000.- Karena itu Kas didebet: yaitu perkiraan aktiva mengalami penambahan dan modal Yudi Makmur dikredit yaitu: perkiraan modal pemilik yang mengalami penambahan.

Langkah 4.
Kas didebet untuk mencatat penambahan dalam perkiraan aktiva. Modal Yudi Makmur dikredit untuk mencatat penambahan dalam perkiraan modal pemilik.

Langkah 5.
Jurnalnya adalah:

Setiap ayat jurnal menunjukkan secara lengkap pengaruh investasi dari suatu transaksi awal dari Yudi usaha. Makmur, Jika dipelajari perkiraan kas menunjukkan suatu gambaran, yaitu debet sebesar Rp.50.000.000,-. Setiap transaksi mempunyai suatu kredit, dan dalam contoh sederhana ini hal itu diwakili oleh perkiraan modal.

JURNAL PENUTUP

Jurnal Penutup adalah Jjurnal yang memindahkan nilai sisa pendapatan, beban, dan pengambilan pribadi dari masing-masing perkiraan ke dalam perkiraan modal. Pendapatan yang akan menambah modal pemilik dan beban serta pengambilan pribadi akan mengurangi modal pemilik.

Pada saat jurnal penutup dipindah bukukan maka perkiraan modal akan menyerap dampak dari nilai sisa perkiraan sementara tersebut. Walau demikian, pendapatan dan beban akan dipindahkan terlebih dahulu kedalam perkiraan yang bernama Ikhtisar Laba Rugi, yang akan mengumpulkan jumlah total debet dari seluruh jumlah beban dan total kredit dari seluruh jumlah pendapatan pada periode tersebut. Perkiraan Ikhtisar lata rugi merupakan suatu "tempat penyimpanan" sementara yang akan digunakan pada proses penutupan. Kemudian nilai sisa dari Ikhtisar laba rugi tersebut akan dipindahkan kedalam modal.

Langkah-langkah penutupan perkiraan suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Mendebet setiap perkiraan Pendapatan sebesar nilai sisa kreditnya. Mengkredit Ikhtisar laba rugi sebesar jumlah total pendapatan. Ayat jurnal ini memindahkan jumlah total pendapatan kedalam sisi kredit dari Ikhtisar laba rugi.
2. Mengkredit setiap perkiraan beban sebesar nilai sisa debetnya. Mendebet Ikhtisar laba rugi sebesar jumlah total beban. Ayat jurnal ini memindahkan jumlah total beban ke dalam sisi debet dari Ikhtisar laba rugi.
3. Mendebet Ikhtisar laba rugi sebesar nilai sisa kreditnya dan mengkredit perkiraan modal.
4. Mengkredit perkiraan Pengambilan Pribadi sebesar nilai sisa debetnya. Mendebet perkiraan modal pemilik perusahaan.

Untuk mengambarkan hal diatas, misalnya Yudi Makmur menutup buku pada akhir Desember, maka jurnal penutupnya adalah:

NERACA SALDO SETELAH PENUTUPAN

Siklus akuntansi akan berakhir dengan Neraca Saldo Setelah Penutupan. Neraca saldo setelah penutupan adalah pengujian terakhir mengenai ketepatan penjurnalan dan pemindah bukuan ayat jurnal penyesuaian dan penutupan. Seperti halnya neraca saldo yang terdapat pada awal pembuatan neraca lajur, neraca saldo setelah penutupan adalah daftar seluruh perkiraan dengan nilai sisanya. Langkah ini dilakukan untuk meyakinkan bahwa buku besar berada pada posisi yang seimbang untuk memulai periode akuntansi berikutnya. Neraca saldo setelah penutupan diberi tanggal perakhir periode akuntansi dimana laporan tersebut dibuat.

Isi perkiraan Neraca adalah nilai sisa akhir dari daftar permanen yaitu perkiraan neraca: aktiva, kewajiban dan modal. Didalamnya tidak termasuk perkiraan sementara, seperti perkiraan pendapatan, beban atau pengambilan pribadi, karena nilai sisa perkiraan tersebut telah ditutup

Retur Penjualan

Retur penjualan adalah pengembalian barang dari customer  karena hal tertentu, mungkin karena rusak dalam perjalanan atau pengiriman barang yang tidak memenuhi spesifikasi yang diinginkan customer dll.

Banyak akuntan menyelesaikan masalah retur ini dengan membatalkan atau menghapus atau merevisi Dokumen penjualan. Hal ini memang merupakan cara termudah namun ada informasi yang mungkin penting yang dihilangkan dengan cara tersebut. Pada laporan penjualan juga akan terlihat nomor urut yang hilang sehingga menimbulkan keragu2an bagi penerima laporan, sehingga timbul tidak percaya sehingga lemah dalam pengawasan. Manajemen perusahaan perlu mengetahui dan mengevaluasi kenapa barang tersebut dikembalikan oleh customer untuk menghindari atau meminimalkan hal serupa terjadi dimasa yang akan datang, karena bagaimanapun hal tersebut menyebabkan kerugian  bagi perusahaan dalam hal waktu, daya dan juga biaya. Ketiga hal tersebut adalah faktor penting yang terbuang sia-sia yang seharusnya perlu dicatat, diperiksa dan dievaluasi. Sekaligus juga menhindari peluang terjadinya perilaku tidak sehat dalam usaha anda.
Mencatat Retur penjualan
Dalam mencatat penerimaan retur sering terdapat persepsi yang berbeda karena sering dibandingkan dengan penjualan sehingga bila terjadi retur akan mengurangi penjualan maka akan dicatat mengurangi Pengeluaran hal ini sama hasilnya dengan menghapus, merevisi atau membatalkan dokumen penjualan termasuk pembatalan faktur pajak. Dalam persepsi lain kami memandang bahwa retur adalah unsur penerimaan yang akan menambah persediaan sejumlah barang retur yang diterima dan menjadi Bukti bagi bagian akuntansi untuk mendebet retur penjualan dan mengkredit piutang sehingga nilai penjualan dan piutang berkurang serta persediaan akan bertambah. Dengan persepsi ini Pengeluaran tidak sebanding dengan penjualan. Cara mana yang akan digunakan keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan. Bila dicatat mengurangi Pengeluaran maka akan terlihat Pengeluaran selalu sebanding dengan penjualan sedangkan bila dicatat sebagai penerimaan maka akan terlihat angka Pengeluaran lebih besar dari penjualan dan selisihnya adalah angka yang menunjukan pemborosan yang terjadi. Pemborosan tersebut adalah hal yang perlu mendapat perhatian. Bila anda tidak memerlukan ini maka anda dapat lakukan cara yang dilakukan pada persepsi yang pertama tanpa perlu menggunakan form Credit Note sebagai Bukti penerimaan barang retur.

Receivable

Masih belum lepas dari ingatan saya pertama kali berkunjung ke ruang akuntansi sebuah perusahaan. Betapa sibuknya mereka dalam mengolah data akuntansi dengan aplikasi yang bernama framework keluaran Borlan, ada yang baru beralih menggunakan Lotus 123 dan ada juga memilih Qpro. Mereka terdiri dari beberapa bagian dengan berkas yang menumpuk di meja masing2. Mereka didominasi oleh perempuan cantik tapi kelihatan sombong dengan sorot mata yang tajam. Bekerja di ruang AC  yang dingin menurut saya namun mereka tidak kelihatan kedinginan. Begitu sibuknya mereka sehingga seolah-olah kehadiran saya di tengah mereka tidak berarti apa2.
Saya berfikir mereka adalah perempuan2 yang hebat yang dibebani dengan tumpukan pekerjaan yang hasil pekerjaannya setiap saat ditunggu oleh pimpinan perusahaan.  Bekerja dengan komputer yang sa’at itu merupakan peralatan tergolong istimewa yang hanya dimiliki perusahaan besar dan hanya dapat dioperasikan oleh orang2 tertentu. Apalagi istilah asing yang digunakan dilingkungan kerja mereka bagi saya sangat terasa asing. Kalau kita Indonesiakan kira2 berarti akuntansi piutang. Mereka mencatat setiap Transaksi ke buku piutang dan membuat jurnal Transaksi, mereka memposting jurnal ke buku besar dan masih banyak lagi aturan tata buku yang harus mereka kuasai. Belum selesai sudah datang lagi berkas baru yang menyusul jadi antrian. Jadi kapan  selesainya?… Tentunya mereka adalah orang2 yang begitu penting  bagi perusahaan sehingga mereka mendapat perlakuan istimewa, dibanding karyawan bagian lainnya. Paling tidak salery-nya lebih besar. Sulit sekali  mengharapkan senyum terlempar dari bibir mereka.

Sekarang hampir semua pekerjaan mereka telah saya alihkan menjadi pekerjaan computer. Mereka tak perlu lagi mencatat piutang. Mereka tak perlu lagi menuliskan formula untuk menghitung dan menjumlahkan Transaksi Penjualan bahkan mereka tidak perlu lagi membuat jurnal dan memposting ke buku besar. Mereka hanya tinggal amati di layar computer untuk keperluan verifikasi data. Hanya satu Entry yang tersisa yaitu mencatat data memorial. Data yang mereka perlukan sudah tersedia dari bagian billing (Invoice) dan Kasir (Penerimaan Kas). Anda dapat dapat melihat rangkaian pekerjaan mereka yang sekarang telah diambil alih computer seperti gambar berikut:

Kini dengan mudahnya mereka untuk mencetak berbagai bentuk laporan yang diperlukan pimpinan perusahaan dan pihak yang membutuhkan.  Mereka juga masih dapat membuat laporan khusus karena sebagian besar laporan ditampilkan ke worksheet Excel. Mereka sekarang punya banyak waktu untuk bercanda dan mudah senyum. Sayang sekali senyum mereka tidak lagi saya butuhkan karena dulu dan sekarang itu sudah sangat berbeda.
Akuntansi susah?.. Itu dulu,…. sekarang nggak lagi!…
Apa yang menyebabkan mudah?…

Bila kita bekerja dengan akuntansi manual, banyak data yang harus dicatat secara berulang-ulang. Menghitung deretan angka yang begitu panjang mebuat jenuh dan itu tidak perlu dilakukan dalam sistem akuntansi komputer karena dalam sistem akuntansi komputer, komputer komputer dalam sebuah sistem dihubungkan oleh jaringan komunikasi data sehingga data yang dibutuhkan disuatu bagian dapat diperoleh dari data yang telah di entry di bagian lain.

Untuk lebih memahami kita review kembali apa yang perlu dicatat dalam  dalam mengelola akuntansi piutang.

1. Setiap faktur mempunyai nomor dan tanggal, keduanya secara automatis disediakan oleh sistem. User tidak perlu melakukan perubahan.
2. Sebelum pembuatan faktur telah dicatat secara lengkap order penjualan dan telah dibuat surat jalan, sehingga pada saat user memasukan nomor order penjualan sistem akan memperoleh semua data yang diperlukan meliputi data customer, item barang dan informasi lainnya. Hanya saja jumlah antara order, surat jalan dan yang harus ditagih tidak selalu sama karena hal tertentu. Untuk itu user harus memilih item barang yang mana dan berapa jumlahnya. Harga langsung diambil dari order penjualan dan tidak perlu dicatat ulang. Sesuai dengan pertauran pajak yang baru sistem akan mengganti tanggal dengan tanggal surat tanggal jalan.
3. Setelah memilih seluruh item barang dan jumlahnya sistem akan menghitung sub total secara automatis. Tambahkan informasi lain misalnya kalau ada diskon, biaya tambahan. Selanjutnya kembali lagi komputer mengambil alih untuk mengitung PPn dan total serta mencatat Nomor, tanggal serta jumlah secara langsung ke buku piutang tanpa perlu intervensi user dengan nilai debet. Data2 untuk keperluan jurnal penjualan juga sekarang telah tersedia secara lengkap.
4. Invoice dan kwitansi tinggal print-out.

Faktur Pajak.
Untuk membuat faktur pajak user tinggal membuka form faktur pajak.

1. Dengan mengklik tombol new sistem akan menyediakan form elekronik faktur pajak yang baru dengan nomor terakhir + 1
2. Dengan memasukan nomor Invoice komputer akan memperoleh semua data yang diperlukan untuk faktur pajak tanpa perlu intervensi dari user.
3. Silah Print-out.

Mencatat penerimaan Kas

1. Saat bagian penerimaan kas, menekan tombol new, sistem menyediakan form elektronik penerimaan kas yang barus dengan nomor terakhir + 1 serta tanggal.
2. Pilih nama rekening kas yang tersedia pada combo box
3. Pilih nama customer yang tersedia pada combo box. Pada saat nama customer di pilih sistem akan menampilkan datar piutang customer yang dipilih tersebut.
4. Pilih transaksi mana yang dibayar. Setiap item yang dipilih akan dicatat pada buku piutang dengan nilai kredit. Transaksi yang telah dibayar segera dikeluarkan dari daftar piutang dan dipindahkan ke daftar pelunasan. Selanjutnya komputer menghitung total yang harus diterima. Bila anda memilih dari daftar piutang sistem secara automatis memberikan piutang dagang sebagai referensi.
5. Masukan nilai pembayaran. Bila melebih jumlah yang harus dibayar. selisihnya akan dicatat pada kolom lainlain. Nilai ini adalah untuk memberitahu sistem agar di jurnal ke rekening lebih bayar.

Lihat lebih detail Mencatat Penerimaan Kas
Membuat memorial.

1. Bila pembayaran dilakukan sebelum transaksi dilakukan, maka proses penerimaan kas tidak dapat mengkredit piutang maka dicatat sebagai pendapat diterima dimuka atau bila piutang yang tercatat pada daftar piutang tidak dibayar oleh pelanggan karena barangnya di retur maka piutang tersebut di kredit melalui form elektronik Memorial kredit.
2. Bila Customer mebayar kurang dari jumlah tagihan yang tercatat dalam daftar piutang karena beberapa hal misalnya karena ada sebagian barang yang dikembalikan maka sisa tagihan yang masih tersisa pada daftar piutang, harus dibuat memorial untuk mengkredit sisa piutang tersebut.

Dari tiga form input elektronik, 2 diantaranya di entri oleh masing2 bagian terkait di luar bagian akuntansi, bagian akuntansi tinggal memverifikasi dan membuat memorial lalu menerbitkan bermacam2 laporan al laporan penjualan (total invoice, realisasi order penjualan, laporan penjualan per customer, laporan penjualan per sales) , laporan penerimaan kas, laporan piutang, laporan  analisa umur piutang, laporan analisa transaksi penjualan bahkan untuk membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal memorial khususnya memorial kredit tinggal tinggal milih daftar menu.

Laporan Analisa Transaksi

Laporan analisa Transaksi adalah laporan yang didesign untuk menampilkan detail setiap transaksi yang terjadi pada periode tertentu, mulai dari Dokumen Bukti Transaksi , Order, Surat Jalan, Pajak, Pembayaran dan status Transaksi pada saat dilaporkan. Secara default ZULISoft menampilkan Transaksi pada 3 bulan terakhir. Option yang dapat dipilih adalah periode  dan Pelanggan sehingga user dapat menampilkan laporan analisa Transaksi untuk pelanggan tertentu pada periode tertentu.
Dengan perubahan peraturan perpajakan, kami masih tetap menggunakan invoice sebagai Bukti Transaksi dan bentuk formulir seperti semula dengan menggunakan tanggal surat Jalan sebagai tanggal Transaksi karena itu Tanggal Invoice dan tanggal faktur pajak akan selalu sama dan juga sama dengan tanggal surat Jalan. Bila pemenuhan order dilakukan secara bertahap maka tanggal yang digunakan adalah tanggal surat Jalan terakhir.

Ada dua macam analisa Transaksi yang kami sediakan yaitu Analisa Transaksi Penjualan dan Analisa Transaksi Pembelian
Analisa Transaksi Penjulan

Analisa Transaksi pembelian

Dari laporan analisa Transaksi user dapat melihat record setiap Transaksi secara detail sehingga dengan mudah dapat mengetahui status trasaksi apakah sudah lunas atu masih terhutang dan juga identifikasi Dokumen yang terkait dengan Transaksi tersebut.