Receivable

Masih belum lepas dari ingatan saya pertama kali berkunjung ke ruang akuntansi sebuah perusahaan. Betapa sibuknya mereka dalam mengolah data akuntansi dengan aplikasi yang bernama framework keluaran Borlan, ada yang baru beralih menggunakan Lotus 123 dan ada juga memilih Qpro. Mereka terdiri dari beberapa bagian dengan berkas yang menumpuk di meja masing2. Mereka didominasi oleh perempuan cantik tapi kelihatan sombong dengan sorot mata yang tajam. Bekerja di ruang AC  yang dingin menurut saya namun mereka tidak kelihatan kedinginan. Begitu sibuknya mereka sehingga seolah-olah kehadiran saya di tengah mereka tidak berarti apa2.
Saya berfikir mereka adalah perempuan2 yang hebat yang dibebani dengan tumpukan pekerjaan yang hasil pekerjaannya setiap saat ditunggu oleh pimpinan perusahaan.  Bekerja dengan komputer yang sa’at itu merupakan peralatan tergolong istimewa yang hanya dimiliki perusahaan besar dan hanya dapat dioperasikan oleh orang2 tertentu. Apalagi istilah asing yang digunakan dilingkungan kerja mereka bagi saya sangat terasa asing. Kalau kita Indonesiakan kira2 berarti akuntansi piutang. Mereka mencatat setiap Transaksi ke buku piutang dan membuat jurnal Transaksi, mereka memposting jurnal ke buku besar dan masih banyak lagi aturan tata buku yang harus mereka kuasai. Belum selesai sudah datang lagi berkas baru yang menyusul jadi antrian. Jadi kapan  selesainya?… Tentunya mereka adalah orang2 yang begitu penting  bagi perusahaan sehingga mereka mendapat perlakuan istimewa, dibanding karyawan bagian lainnya. Paling tidak salery-nya lebih besar. Sulit sekali  mengharapkan senyum terlempar dari bibir mereka.

Sekarang hampir semua pekerjaan mereka telah saya alihkan menjadi pekerjaan computer. Mereka tak perlu lagi mencatat piutang. Mereka tak perlu lagi menuliskan formula untuk menghitung dan menjumlahkan Transaksi Penjualan bahkan mereka tidak perlu lagi membuat jurnal dan memposting ke buku besar. Mereka hanya tinggal amati di layar computer untuk keperluan verifikasi data. Hanya satu Entry yang tersisa yaitu mencatat data memorial. Data yang mereka perlukan sudah tersedia dari bagian billing (Invoice) dan Kasir (Penerimaan Kas). Anda dapat dapat melihat rangkaian pekerjaan mereka yang sekarang telah diambil alih computer seperti gambar berikut:

Kini dengan mudahnya mereka untuk mencetak berbagai bentuk laporan yang diperlukan pimpinan perusahaan dan pihak yang membutuhkan.  Mereka juga masih dapat membuat laporan khusus karena sebagian besar laporan ditampilkan ke worksheet Excel. Mereka sekarang punya banyak waktu untuk bercanda dan mudah senyum. Sayang sekali senyum mereka tidak lagi saya butuhkan karena dulu dan sekarang itu sudah sangat berbeda.
Akuntansi susah?.. Itu dulu,…. sekarang nggak lagi!…
Apa yang menyebabkan mudah?…

Bila kita bekerja dengan akuntansi manual, banyak data yang harus dicatat secara berulang-ulang. Menghitung deretan angka yang begitu panjang mebuat jenuh dan itu tidak perlu dilakukan dalam sistem akuntansi komputer karena dalam sistem akuntansi komputer, komputer komputer dalam sebuah sistem dihubungkan oleh jaringan komunikasi data sehingga data yang dibutuhkan disuatu bagian dapat diperoleh dari data yang telah di entry di bagian lain.

Untuk lebih memahami kita review kembali apa yang perlu dicatat dalam  dalam mengelola akuntansi piutang.

1. Setiap faktur mempunyai nomor dan tanggal, keduanya secara automatis disediakan oleh sistem. User tidak perlu melakukan perubahan.
2. Sebelum pembuatan faktur telah dicatat secara lengkap order penjualan dan telah dibuat surat jalan, sehingga pada saat user memasukan nomor order penjualan sistem akan memperoleh semua data yang diperlukan meliputi data customer, item barang dan informasi lainnya. Hanya saja jumlah antara order, surat jalan dan yang harus ditagih tidak selalu sama karena hal tertentu. Untuk itu user harus memilih item barang yang mana dan berapa jumlahnya. Harga langsung diambil dari order penjualan dan tidak perlu dicatat ulang. Sesuai dengan pertauran pajak yang baru sistem akan mengganti tanggal dengan tanggal surat tanggal jalan.
3. Setelah memilih seluruh item barang dan jumlahnya sistem akan menghitung sub total secara automatis. Tambahkan informasi lain misalnya kalau ada diskon, biaya tambahan. Selanjutnya kembali lagi komputer mengambil alih untuk mengitung PPn dan total serta mencatat Nomor, tanggal serta jumlah secara langsung ke buku piutang tanpa perlu intervensi user dengan nilai debet. Data2 untuk keperluan jurnal penjualan juga sekarang telah tersedia secara lengkap.
4. Invoice dan kwitansi tinggal print-out.

Faktur Pajak.
Untuk membuat faktur pajak user tinggal membuka form faktur pajak.

1. Dengan mengklik tombol new sistem akan menyediakan form elekronik faktur pajak yang baru dengan nomor terakhir + 1
2. Dengan memasukan nomor Invoice komputer akan memperoleh semua data yang diperlukan untuk faktur pajak tanpa perlu intervensi dari user.
3. Silah Print-out.

Mencatat penerimaan Kas

1. Saat bagian penerimaan kas, menekan tombol new, sistem menyediakan form elektronik penerimaan kas yang barus dengan nomor terakhir + 1 serta tanggal.
2. Pilih nama rekening kas yang tersedia pada combo box
3. Pilih nama customer yang tersedia pada combo box. Pada saat nama customer di pilih sistem akan menampilkan datar piutang customer yang dipilih tersebut.
4. Pilih transaksi mana yang dibayar. Setiap item yang dipilih akan dicatat pada buku piutang dengan nilai kredit. Transaksi yang telah dibayar segera dikeluarkan dari daftar piutang dan dipindahkan ke daftar pelunasan. Selanjutnya komputer menghitung total yang harus diterima. Bila anda memilih dari daftar piutang sistem secara automatis memberikan piutang dagang sebagai referensi.
5. Masukan nilai pembayaran. Bila melebih jumlah yang harus dibayar. selisihnya akan dicatat pada kolom lainlain. Nilai ini adalah untuk memberitahu sistem agar di jurnal ke rekening lebih bayar.

Lihat lebih detail Mencatat Penerimaan Kas
Membuat memorial.

1. Bila pembayaran dilakukan sebelum transaksi dilakukan, maka proses penerimaan kas tidak dapat mengkredit piutang maka dicatat sebagai pendapat diterima dimuka atau bila piutang yang tercatat pada daftar piutang tidak dibayar oleh pelanggan karena barangnya di retur maka piutang tersebut di kredit melalui form elektronik Memorial kredit.
2. Bila Customer mebayar kurang dari jumlah tagihan yang tercatat dalam daftar piutang karena beberapa hal misalnya karena ada sebagian barang yang dikembalikan maka sisa tagihan yang masih tersisa pada daftar piutang, harus dibuat memorial untuk mengkredit sisa piutang tersebut.

Dari tiga form input elektronik, 2 diantaranya di entri oleh masing2 bagian terkait di luar bagian akuntansi, bagian akuntansi tinggal memverifikasi dan membuat memorial lalu menerbitkan bermacam2 laporan al laporan penjualan (total invoice, realisasi order penjualan, laporan penjualan per customer, laporan penjualan per sales) , laporan penerimaan kas, laporan piutang, laporan  analisa umur piutang, laporan analisa transaksi penjualan bahkan untuk membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal memorial khususnya memorial kredit tinggal tinggal milih daftar menu.